Hello everyone,

We use Mews for our property featuring a self-service check-in, and we regularly run into a massive operational issue regarding the automated creation of damage/security deposits (preauthorizations) that urgently requires a systemic solution.

🔴 The Daily Problem:
For same-day bookings made via the Mews Booking Engine, automated preauthorization rules (e.g., "1 minute after the start of the arrival date" or "1 minute after creation") conflict with the reservation status:

Because the rule is due immediately for same-day bookings, the system often attempts to process the preauthorization while the reservation is still in the "Optional" status instead of "Confirmed."

The system then fails with error messages ("Reservation(s) are in an incorrect state" or "Billing skipped for reservation because all card authorizations were declined"), even though the guest's payment card is fully valid and the 100% room payment went through without any issues just seconds prior.

The consequence: The deposit is not automatically drawn, and staff must manually check every single same-day booking and trigger the preauthorization by hand.

⚠️ Why Existing Workarounds Do Not Work:
Manual daily export: Support suggests running a daily report and manually checking bookings. For modern properties with self-service check-ins and unstaffed office hours during parts of the day, this is not a viable solution in a busy daily routine and goes entirely against Mews' automation concept.

Delaying rules to "X minutes after confirmation": If we set the rule generally to, say, 10 minutes after confirmation, guests booking months in advance would also have their deposits frozen months ahead of time—leading to massive guest complaints.

💡 Our Concrete Feature Requests for the Product & Tech Team:
We urgently ask the product and development team to evaluate the following solutions for payment automation:

Status-Dependent Execution (Safety Buffer):
The system should hold or pause the execution of an automated preauthorization rule until the reservation has demonstrably changed from "Optional" to "Confirmed", rather than failing due to the intermediate status.

Intelligent Fallback Logic / Rules by Booking Horizon:
Introduction of dynamic control that distinguishes whether a booking is made far in advance or on the same day. Alternatively, a "fallback chain" should be possible (e.g., two consecutive rules: if Rule 1 fails or is skipped, Rule 2 acts as an automatic backup without double-charging the guest).

Smart Recognition of Extensions / Follow-Up Bookings:
If a guest subsequently extends their stay by a day or creates a follow-up booking for the same room, the deposit chain must not break. Either the existing deposit must be extended automatically, or a new deposit request must be triggered using the card already on file.

Why this matters for all hotels:
Every property utilizing automated check-ins walks straight into a security and efficiency trap here. If the deposit for same-day bookings fails to trigger unnoticed and the office is unstaffed, guests arrive on-site without the security deposit being secured.

Please vote up this proposal so that Mews prioritizes and implements this essential payment automation fix! Thank you all!

Intelligente Zahlungsrichtlinien: Dynamische Vorautorisierung für taggleiche Buchungen & Vermeidung manueller Workarounds

Beschreibung:

Hallo zusammen,

wir nutzen Mews für unseren Betrieb mit Self-Service-Check-in und stoßen bei der automatisierten Erstellung von Schadens-/Sicherheitskautionen (Vorautorisierungen) regelmäßig auf ein massives Praxisproblem, das dringend eine systemische Lösung erfordert.

🔴 Das Problem im Alltag:
Bei taggleichen Buchungen über die Mews Booking Engine geraten die automatischen Vorautorisierungsregeln (z. B. „1 Minute nach Beginn des Anreisedatums“ oder „1 Minute nach Erstellung“) in einen Konflikt mit dem Reservierungsstatus:

Da die Regel bei taggleichen Buchungen sofort fällig ist, versucht das System die Vorautorisierung oft zu verarbeiten, während sich die Reservierung noch im Status „Optional“ statt „Bestätigt“ befindet.

Das System bricht daraufhin mit Fehlermeldungen ab („Reservation(s) are in an incorrect state“ oder „Abrechnung übersprungen, da alle Kartenautorisierungen abgelehnt wurden“), obwohl die Zahlungskarte des Gastes nachweislich valide ist und die 100%-Zahlung für das Zimmer wenige Sekunden zuvor problemlos funktioniert hat.

Die Folge: Die Kaution wird nicht automatisch gezogen, und das Personal muss jede taggleiche Buchung manuell prüfen und die Vorautorisierung händisch nachziehen.

⚠️ Warum bestehende Workarounds nicht greifen:
Manueller täglicher Export: Der Support schlägt vor, einen täglichen Export zu fahren und Buchungen manuell zu kontrollieren. Für moderne Betriebe mit Self-Service-Check-in und nicht durchgehend besetzten Rezeptionszeiten ist das im hektischen Alltag keine Lösung und widerspricht dem Automatisierungsgedanken von Mews.

Zeitversatz auf "X Minuten nach Bestätigung": Würde man die Regel generell auf z. B. 10 Minuten nach Bestätigung stellen, würde bei Gästen, die Monate im Voraus buchen, die Kaution ebenfalls sofort Monate im Voraus gesperrt werden – was zu massiven Beschwerden der Gäste führt.

💡 Unsere konkreten Verbesserungsvorschläge an die Technik:
Wir bitten das Produkt- und Entwicklungsteam dringend, folgende Lösungsansätze für die Zahlungsautomatisierung zu prüfen:

Statusabhängige Ausführung (Sicherheits-Puffer):
Das System sollte eine automatische Vorautorisierungsregel so lange zurückhalten bzw. pausieren, bis die Reservierung nachweislich den Status „Bestätigt“ erreicht hat, statt wegen des Übergangsstatus „Optional“ abzubrechen.

Intelligente Fallback-Logik / Regeln nach Buchungszeitraum:
Einführung einer dynamischen Steuerung, die unterscheidet, ob eine Buchung langfristig oder taggleich eingeht. Alternativ sollte eine Art „Fallback-Kette“ möglich sein (z. B. zwei aufeinanderfolgende Regeln: Wenn Regel 1 fehlschlägt oder übersprungen wurde, greift Regel 2 als automatisches Backup, ohne dass Beträge doppelt belastet werden).

Smarte Erkennung von Folge- / Verlängerungsbuchungen:
Wenn ein Gast nachträglich einen Tag verlängert oder eine Folgebuchung für dasselbe Zimmer anlegt, darf die Kautionskette nicht ins Leere laufen. Entweder muss die bestehende Kaution automatisch verlängert oder eine neue Kautionsanforderung auf Basis der bereits hinterlegten Karte ausgelöst werden.

Warum das für alle Hotels wichtig ist:
Jedes Hotel mit automatisiertem Check-in läuft hier in eine Sicherheits- und Aufwandsfalle. Wenn die Kaution bei taggleichen Buchungen unbemerkt nicht gezogen wird und das Büro unbesetzt ist, stehen Gäste im Haus, ohne dass die Sicherheitseinbehaltung funktioniert hat.

Bitte stimmt alle fleißig für diesen Vorschlag ab, damit Mews dieses essenzielle Zahlungs-Automationsthema schnellstens in die Entwicklung nimmt! Vielen Dank!